Peran dan Tanggung Jawab Manajer Proyek dan Pemimpin Proyek dalam 7 Fase Pengelolaan Proyek

Drawing1                                                                            Gambar 1.

Peranan Dari Manajer Proyek

 

Menjual Pekerjaan Manajer Proyek

Jika anda menjalankan sebuah tim proyek, sepert yang di gambarkan pada gambar 1, maka tidak akan ditemukan masalah dalam mempercayakan seseorang untuk diangkat sebagai projectLeader (semua TechnicalTeams membutuhkan pengawasan), tetapi anda menemukan masalah dalam menemukan seorang PM. Karena tugas utama seorang PM adalah menghadapi user, maka para user tersebut akan ,memperdebatkan “Kenapa menugaskan seseorang untuk berkomunikai dengan saya? Saya akan “mengatur”  proyek a nda!”. Hal ini mungkin terjadi dalam suatu proyek internal.

Tapi masih lebih banyak tugas untuk mengatur sebuah proyek dari pada harus menghadapi para user. Apakah para user mengerti bagaimana mengerti rnenangani orang, menghadapi atasan, mendapatkan sumberdaya, dan mengontrol kejadian yang penting? Akankah user ini menerima apa adanya ketika permintaian dari pihak user untuk melakukan perubahan penting, sedangkan PT tidak mau mengerjakannya.

 

Tanggung Jawab Manajer Proyek secara umum

Hal utama yang harus dilakukan oleh PM adalah berhubungan langsung dengan tim proyek untuk pihak luar. Mereka bertanggung jawab untuk memberikan raporan mengenai rencana dan program yang ada kepada user, menajer tingkat atas dan kepada siapa saja yang memerlukan. Semua informasi dari yang selalu berubah, keuangan, jadwal, orang dan isu perusahaan atau semua hal yang mempengaruhi perusahaan harus dikomunikasikan dengan PM yang akan menyampaikan kepada para anggota tim. PM akan menggunakan segala informasi yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pertanggungjawaban yang lain adalah untuk mengatur rencana tim. PM adalah pemimpinnya, yang memberikan motivasi dan memberikan  jalan keluar terhadap masalah-masalah tim yang harus dipecahkan.

Tanggung Jawab PM Secara khusus dalam Setiap fase

1. Definisi (Definition)

PM adalah orang yang mengatur diambil atau tidaknya suatu keputusan. Hal ini mungkin mempengaruhi wawancara dengan user dan membantu dalam pembuatan dokumentasi. PM dibantu oleh PL yang akan memberikan bantuan teknis, seperti persiapan rencana proyek. Ketika semuanya sudah selesai PM yang akan menghitung seluruh total pengeluarannya, membuat jadwalnya dan mencari tenaga kerjanya. Setelah proposal disetujui, PM biasanya membuat ProjectFile (PF).

File proyek akan menjadi pusat untuk semua hal mengenai dokumen proyek, termasuk laporan keadaan, waktu pertemuan, mernbuat memo, dll.

2. Analisis (Analysis)

PM harus membuat beberapa bagian mengenai spesifikasi fungsional : pengantar, spesifikasi perubahan, penerimaan (masukan dari PL secara rinci), hubungi dan kondisi, jaminan dan semuanya tentang pengaruh sistem yang baru dalam lingkungan user.  PM akan memastikan bahwa FS (prototipe sistem) dapat selesai pada waktunya (sebagian besar masukan dari user diterima pada waktunya). Negosiasi antara FS dengan klien, menghasilkan kesepakatan. Bagian tersulit adalah membuat user memahami bahwa perubahan FS tidak untuk selamanya dan segala perubahan disetujui oleh tim teknik.

3. Disain (Design)

Seorang PM menyusun pertemuan secara rutin dan menerbitkan sebuah laporan harian. Setiap minggunya dia harus memeriksa waktu dan merencanakan peningkatan anggaran yang telah perkiraan direncanakan, total biaya dan tanggal pengiriman, serta mengulas kembali pendapatan jika diperlukan. Seorang PM harus dapat memeriksa semua permasalahan dan menyelesaikannya, jika ini memungkinkan dan rnerencanakan ulang jika tidak dapat menyelesaikannya.

4. Pemrograman (programming)

Pada tahap ini banyak melibatkan orang dengan segala bentuk permasalahannya. Seorang manajer harus dapat memonitor semua yang terjadi dalam segala yang ada. Tim dan merespon masalah seorang manajer juga harus dapat memberikan suatu pandangan untuk memastikan perkembangan yang telah dicapai. Dan seorang manajer harus lebih banyak mengontrol, berkomunikasi dengai programmer dan mempergunakan pengaruhnya untuk setiap permasalahan.

5. Sistem Integrasi dan Tes(system Integration And Test)

Pada tahap ini seorang PM harus bisa menjaga keutuhan perusahaan. Di lingkungan luar (klien, manajer tngkat atas) mungkin bingung, menelepon manajer, mengundang rapat, menutup rapat dan meminta laporan perkembangan harian. Disinilah keberadaan PM dibutuhkan untuk tetap menjaga keseluruh keberhasilan dari tender proyek. Pada akhirnya ketika PL melaporkan bahwa semua sistem telah terintegrasi dan berjalan, maka PM harus memastikan ATP (Acceptance Test Plan) berjalan normal dan terkoneksi.

6. Penerimaan (Acceptance)

PM menjadwalkan waktu, fasilitas dan sumber-surnber yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem dan memastikan user menandatangani perjanjian

7. Operasi (Operation)

PM harus memastikan bahwa dukungan teknik yang ditampilkan sebelumnya tersedia dan user puas dengan sistem operasional. Dan akhirnya PM mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi proyek dan memberikan laporan proyek.

 

Tanggung Jawab Umum Dari pimpinan proyek

(General Responsibilities Of The prolectLeader)

Tujuan utama dari seorang pimpinan proyek adalah untuk menghasilkanproduk yang berkualitas. Dimana mengingat PM berorientasi kepada pihak luar sedangkan pimpinan proyek berorientasi kedalam proyek. Jika anda seorang pimpinan proyek, anda mungkin harus memastikan bahwa produk itu dibuat menurut spesifikasi rancangan dan tidak terlalur banyak masalah.

Spesifikasi Tanggung Jawab Dari pimpinan proyek (PL) Dalam Setiap Fase (Specific Responsibilities of The PL In Each phase)

1. Definisi (Definition)

Seorang pimpinan proyek akan melakukan sebagian besa rkegiatan dari rencana persiapan proyek, seperti level bawah dari WBS dan melaksanakan perkiraan (atau kurang lebih mengawasi orang yang melakukan perkiraan).

Jika ada para user harus memberikan keterangan teknik secara rinci pada saat ini atau jika ada prototype yang terlibat, maka pimpinan proyek akan menanganinya.

 

2. Analisis (Analysis)

Di dalam sebagian kecil pada pertengahan pengerjaan proyek seorang pimpirran proyek merupakan koordinitor untuk menganalisa dan menulis semua bagian teknis dari perincian fungsional, seperti perincianumum, obyektivitas,persyaratan sistem dan gambaran rincian komponen.

3. Disain (Design)

Seorang pimpinan proyekadalah kepala dari suatu tim disain, Mereka akan mengatur semua rancangan dan mempelajarinya, memberikan dan kemungkinan tugas kepada para disainer dapat menanganinya besar disainnya, khususnya pada tingkat sebagian yang lebih tinggi.

Pada tahap ini sama seperti pada tingkat pemrograman dan sistem, yaitu ketika PM berada dibelakang layar, maka pimpinan proyek akan menemui PM (yang baik per minggu) untuk melaporkan keadaan dari proyek. Dimanaia seorang yang bertanggungjawab untuk berhubungan langsung dengan para pekerja. Dia juga harus memberikan informasi tentang prodruk itu kepada PM mengenai masing-masing keunggulannya.

4. Pemrograman (Programming)

Hal ini ketika pimpinan proyek memakai kaos dengan tulisan besar “s” di dada. Pimpinan proyek akan membuat semua tugas pemrograman dan memecahkan banyak masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh programmer. Ia harus menyetului sebuah rancangan program, tes rancangan, kode dan dokumentasi user dan meyakinkan pengaruh programmer program jika diperlukan. Program yang panjarg atau rumit dapat ditugaskan kepada seorang programmer yang mana dibantu oleh pimpinan proyek.

 5, Sistem Tes (System Tes)

Penggabungan dan tes akhir dari produk merupakan seluruh  tanggungjawab dari seorang pimpinan proyek. Ia merencanakan penggabungan/pengontrolan, menjaga hasilnya dan tetap mempertahankan informasiyang ada kepada PM, diharapkan sesering mungkin.

6. Penerimaan(Acceptance)

Seorang pimpinan proyek akan menjalankan aspek kegiatan teknis dari penerimaan. Ia mungkin akan menulis ATP, melakukan pemeriksaan pada sistem tes akhir dan melaksanakan ini bagi para user.

7. Operasi (Operation)

Meskipun programmer senior sudah memadai/mencukupi, seorang pimpinan proyek mungkin memberikan suatu garansi atau menyediakan orang yang akan menjawab setiap pertanyaan yang dilakukan ditelepon atau bahkan melakukan kegiatan latihan untuk user.

Referensi :

staffsite.gunadarma.ac.id

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s